Archivo para la categoría 'Metodología'

El mejor GTD es el que utilizas

Viernes, Septiembre 16th, 2011

Llevo un par de años tratando de aplicar el método GTD (Getting Things Done) de David Allen con mayor o menor frustración productiva dependiendo de la época del año.

Según Wikipedia, GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

La teoría es espectacular, la práctica, otra historia. Con el tiempo he descubierto que intentar aplicar un metodo de productividad personal a rajatabla, acaba siendo más bien un fracaso que termina por generarte más ansiedad por cumplir el método que la propia gestión del tiempo.

Lo mejor, al menos en mi caso, adaptar el método a ti. Algunas de mis “no negociables”:

  1. Gestionar las tareas del día a última hora del día anterior.
  2. Revisar emails a primera hora por si hay que modificar en algo el día.
  3. Aprovechas las primeras 3 horas de trabajo para ejecutar las peores tareas, aquellas que con gusto dejarías para última hora.
  4. El domingo a última hora, revisar las tareas asignadas a lo largo de la semana para ver donde están lo huecos donde habrá que meter las que aparezcan entre la semana.
  5. No etiquetar tareas por prioridad sino por ejecución. La mayoría de las veces, las urgentes no lo eran en su inicio (tampoco importantes) y terminan siendo urgentes porque no se completaron cuando debían.
  6. Utilizar una herramienta de gestión de tareas en la nube (en mi caso Remember the Milk), que sea multidispositivo. Vital esto último porque puedo actualizar desde iPhone, Android, iPad o vía web.
  7. Fijar una fecha para la realización de cada tarea, no como fecha tope, sino que de ejecución. Esto no es muy del método GTD, pero en mi caso, tener las tareas dispersas en el tiempo en la bandeja #Próximo acaba ocasionándome más descontrol que otra cosa. Fijando con antelación cada tarea en una fecha puedo prever la carga diaria y semanal de tareas.
  8. Fijar reuniones en base a la lista de tareas diaria. Antes cometía el error de cerrar reuniones viendo únicamente la agenda. Grave error, ya que cada hora que pasas reunido es una hora que pierdes en ejecutar tareas que lo normal es que acaben pasando al día siguiente y destrozarte la planificación semanal. A esto añadiría, no fijar reuniones sin “orden del día”.
  9. En la medida de lo posible, introducir directamente cada tarea en su lugar. El GTD indica que cuando surge una tarea hay que meterla sin ordenar directamente en la bandeja de entrada y luego ordenar. En mi caso, me hace perder más tiempo; prefiero catalogar directamente la tarea al meterla en la herramienta. Descubrí que siguiendo el método a rajatabla, había tareas que acababan dando vueltas de una carpeta a otra hasta que eran completadas, mientras que si según las metia les asignaba una fecha y etiquetaba, se resolvían antes.
  10. Seguir la regla de los dos minutos a rajatabla. Si una tarea te ocupa menos de dos minutos, es mejor hacerla en ese momento que meterla en ningún sistema de gestión de tareas.
  11. Básico, utilizar la herramienta para todas las tareas, tanto personales como profesionales. Al principio solo lo utilizaba para las tareas profesionales, hasta que te das cuenta del tiempo que puedes ahorrar gestionando bien el tiempo.

Sea como sea, utilizando cualquier método de productividad a rajatabla o acomodándolo a tus preferencias, lo importante es ejecutarlo siempre a rajatabla, porque en realidad, lo importante no es el método, lo importante es mejorar la gestión del tiempo; porque el buen gestor de tiempo, es el que utilizas.

Humor GTD

Los proyectos no se terminan, se abandonan

Lunes, Julio 28th, 2008

Aunque algunos clientes no suelen entender muy bien esa frase al principio de un proyecto descabalado, al final, suelen acabar por entenderla bastante bien. Todo esto a colación de esté video que acabo de ver vía Raúl Hernández, realmente explicativo de como suelen ser a veces algunos proyectos cuando el cliente cree que sabe lo que quiere, pero en realidad va migrando su “se lo que quiero” con el paso de los días.

El video está orientado a diseñadores, pero puede valer para casi cualquier cosa. En fin, a veces, para terminar un proyecto hay que abandonarlo porque sino, nunca tiene fin.

.

Organizar el tiempo

Lunes, Julio 21st, 2008

Hay días en los que siento un extraña sensación de haber perdido el día entero haciendo cosas nada productivas. Días en lo que llegas a casa con una cara de idiota, ya no solo por tener la sensación de no haber hecho nada productivo, sino porque encima tienes llena la bandeja de proyectos que realmente demandan de tu atención.

Me ha consolado leer el post de Julio Alonso y ver que nos pasa a mas de uno, por aquello del mal de muchos… 

Pero con todo y con eso, me resulta desesperante. Hoy me he pasado el día al teléfono respondiendo llamadas totalmente improductivas, que no me han aportada nada de valor al día.

Los emails es algo que he aprendido a llevar mucho mejor; la tecnología está de nuestro lado: filtros y colores para seleccionar lo importante de la paja y lo urgente de lo necesario. Últimamente estoy empzando a filtrar mis llamadas por email: envíamelo todo por email y luego hablamos.

Ni que decir ya de las reuniones, que es el deporte nacional y una de las maneras mas estúpidas de perder el tiempo.

En un mundo perfecto, éste es mi forma de organizar mis tareas, incluyendo llamadas, emails y reuniones:

Cosas urgentes e imporatntes

La idea del cuadro es bien simple; una tarea es a la vez, urgente o no urgente e importante o no importante. El mayor nivel de estrés se produce, al menos en mi caso, cuando mis tareas son urgentes y poco importantes; significa que tengo atasco general y que no logro deshacerme rápido de las tareas que no requieren atención especial.

Lo importante es procurar mantener la bandeja urgente lo mas despejada posible, sobre todo de cosas poco importantes, para que cuando realmente tenga asuntos importantes y urgentes, disponga del tiempo necesario para prestarles atención.

Las tareas tienen vida propia; una tarea puede comenzar siendo importante pero no urgente; pero a medida que pasan los días y la tarea no se completa empieza a transformarse en urgente, la mayoría de las veces, porque arriba de ella hay tareas menos importantes pero mas urgentes.

En definitiva, como rezaba una placa que le regalé a un amigo: “Dios bendiga a la persona que no me haga perder el tiempo”

Un poco de espacio creativo por favor

Viernes, Junio 13th, 2008

Ahora que andamos en la agencia interactiva de mudanza, ando viendo mil y una cosas para crear un espacio acogedor, fácil para trabajar, que nos ayude en las cosas del crear y darle un poco al coco.

Me encantó este video al respecto: