Organizar el tiempo

21 Julio 2008 - Publicado por Jorge Arévalo

Hay días en los que siento un extraña sensación de haber perdido el día entero haciendo cosas nada productivas. Días en lo que llegas a casa con una cara de idiota, ya no solo por tener la sensación de no haber hecho nada productivo, sino porque encima tienes llena la bandeja de proyectos que realmente demandan de tu atención.

Me ha consolado leer el post de Julio Alonso y ver que nos pasa a mas de uno, por aquello del mal de muchos… 

Pero con todo y con eso, me resulta desesperante. Hoy me he pasado el día al teléfono respondiendo llamadas totalmente improductivas, que no me han aportada nada de valor al día.

Los emails es algo que he aprendido a llevar mucho mejor; la tecnología está de nuestro lado: filtros y colores para seleccionar lo importante de la paja y lo urgente de lo necesario. Últimamente estoy empzando a filtrar mis llamadas por email: envíamelo todo por email y luego hablamos.

Ni que decir ya de las reuniones, que es el deporte nacional y una de las maneras mas estúpidas de perder el tiempo.

En un mundo perfecto, éste es mi forma de organizar mis tareas, incluyendo llamadas, emails y reuniones:

Cosas urgentes e imporatntes

La idea del cuadro es bien simple; una tarea es a la vez, urgente o no urgente e importante o no importante. El mayor nivel de estrés se produce, al menos en mi caso, cuando mis tareas son urgentes y poco importantes; significa que tengo atasco general y que no logro deshacerme rápido de las tareas que no requieren atención especial.

Lo importante es procurar mantener la bandeja urgente lo mas despejada posible, sobre todo de cosas poco importantes, para que cuando realmente tenga asuntos importantes y urgentes, disponga del tiempo necesario para prestarles atención.

Las tareas tienen vida propia; una tarea puede comenzar siendo importante pero no urgente; pero a medida que pasan los días y la tarea no se completa empieza a transformarse en urgente, la mayoría de las veces, porque arriba de ella hay tareas menos importantes pero mas urgentes.

En definitiva, como rezaba una placa que le regalé a un amigo: “Dios bendiga a la persona que no me haga perder el tiempo”


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