El mejor GTD es el que utilizas

16 septiembre 2011 - Publicado por Jorge Arévalo

Llevo un par de años tratando de aplicar el método GTD (Getting Things Done) de David Allen con mayor o menor frustración productiva dependiendo de la época del año.

Según Wikipedia, GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

La teoría es espectacular, la práctica, otra historia. Con el tiempo he descubierto que intentar aplicar un metodo de productividad personal a rajatabla, acaba siendo más bien un fracaso que termina por generarte más ansiedad por cumplir el método que la propia gestión del tiempo.

Lo mejor, al menos en mi caso, adaptar el método a ti. Algunas de mis “no negociables”:

  1. Gestionar las tareas del día a última hora del día anterior.
  2. Revisar emails a primera hora por si hay que modificar en algo el día.
  3. Aprovechas las primeras 3 horas de trabajo para ejecutar las peores tareas, aquellas que con gusto dejarías para última hora.
  4. El domingo a última hora, revisar las tareas asignadas a lo largo de la semana para ver donde están lo huecos donde habrá que meter las que aparezcan entre la semana.
  5. No etiquetar tareas por prioridad sino por ejecución. La mayoría de las veces, las urgentes no lo eran en su inicio (tampoco importantes) y terminan siendo urgentes porque no se completaron cuando debían.
  6. Utilizar una herramienta de gestión de tareas en la nube (en mi caso Remember the Milk), que sea multidispositivo. Vital esto último porque puedo actualizar desde iPhone, Android, iPad o vía web.
  7. Fijar una fecha para la realización de cada tarea, no como fecha tope, sino que de ejecución. Esto no es muy del método GTD, pero en mi caso, tener las tareas dispersas en el tiempo en la bandeja #Próximo acaba ocasionándome más descontrol que otra cosa. Fijando con antelación cada tarea en una fecha puedo prever la carga diaria y semanal de tareas.
  8. Fijar reuniones en base a la lista de tareas diaria. Antes cometía el error de cerrar reuniones viendo únicamente la agenda. Grave error, ya que cada hora que pasas reunido es una hora que pierdes en ejecutar tareas que lo normal es que acaben pasando al día siguiente y destrozarte la planificación semanal. A esto añadiría, no fijar reuniones sin “orden del día”.
  9. En la medida de lo posible, introducir directamente cada tarea en su lugar. El GTD indica que cuando surge una tarea hay que meterla sin ordenar directamente en la bandeja de entrada y luego ordenar. En mi caso, me hace perder más tiempo; prefiero catalogar directamente la tarea al meterla en la herramienta. Descubrí que siguiendo el método a rajatabla, había tareas que acababan dando vueltas de una carpeta a otra hasta que eran completadas, mientras que si según las metia les asignaba una fecha y etiquetaba, se resolvían antes.
  10. Seguir la regla de los dos minutos a rajatabla. Si una tarea te ocupa menos de dos minutos, es mejor hacerla en ese momento que meterla en ningún sistema de gestión de tareas.
  11. Básico, utilizar la herramienta para todas las tareas, tanto personales como profesionales. Al principio solo lo utilizaba para las tareas profesionales, hasta que te das cuenta del tiempo que puedes ahorrar gestionando bien el tiempo.

Sea como sea, utilizando cualquier método de productividad a rajatabla o acomodándolo a tus preferencias, lo importante es ejecutarlo siempre a rajatabla, porque en realidad, lo importante no es el método, lo importante es mejorar la gestión del tiempo; porque el buen gestor de tiempo, es el que utilizas.

Humor GTD


No hay éxito en social media si no hay nadie al aparato

25 julio 2011 - Publicado por Jorge Arévalo

Escuchar, estar atentos a la conversación, monitorizar, analizar. Son los términos leitmotiv del éxito en redes sociales.

Sin embargo, muchos son los llamados y pocos los escogidos en estas lindes; no tiene uno más que tener alguna experiencia para comprobar que hay marcas que no tienen más que un usuario de Twitter y poco más.

Creo que parte del problema es que muchas marcas no tienen claro el valor de un usuario en internet. Normalmente alguien que llama a un call center, o es cliente o quiere serlo. Sin embargo en internet puedes interactuar con alguien que no es cliente y tal vez nunca lo sea y para el que tienes que realizar una acción. Acción que cuesta dinero y no siempre es bien vista internamente.

Las taquiilas de Servicaixa no funcionanEl sábado fui al cine. Yo no compro una entrada en taquilla ni bajo coacción. Lo de las colas me da sarpullidos, por lo que como habitualmente hago, compré mi entrada online mediante ServiCaixa. La acción online, perfecta. La acción offline es otro cantar.

Llego al cine a recoger mi entrada y sorpresa, en todo el cine solo hay un cajero para recoger las entradas que además se comparte con el de compra. El resultado, la cola para recoger las entradas era con mucho más larga que las de la taquilla.

Uno que es muy digital, lo publica en Twitter. @ServiCaixa, que cuando he dado zanahorias si ha respondido, hace mutis por el forro. Sin embargo, grata sorpresa, @CinesaTweets está con la oreja pegada al aparato y hoy (tampoco vamos a pedir que respondan un sábado por la tarde), responde al twitt pidiendo disculpas.

Y especial mérito tiene, porque escribí mal el usuario de Twitter y no utilicé el de Cinesa sino otro de un señor que se estará preguntando quién soy yo y por qué le nombro en un twitt.

En otras palabras, Cinesa tiene monitorizada su marca correctamente. Servicaixa ha preferido hacerse la despistada como si no fuera con ellos, cosa errónea por completo porque a quienes yo pago el extra por ese servicio es a ellos, no a Cinesa.

Iberia en Twitter

Bastante peor es el caso de @vueling; uno no tiene más que hacer una búsqueda de menciones para ver lo popular que son en la red. Eso si, ellos a lo suyo haciendo autopromo y poco más.

Bien podían aprender de @iberia, otro buen ejemplo de lo que es estar bien pegado al aparato.

Un usuario cuando te menciona online no pretende que le solucionen la vida, pero si que de una forma más o menos amable le hagan un poco de caso, hayas recibido palo o zanahoria. Si eres cliente lo agradeces, si no lo eres también. Pero está claro que muchos siguen sin tenterderlo.


Comparando gráficas de Facebook y Twitter en un caso real

25 enero 2010 - Publicado por Jorge Arévalo

Es evidente que el social media está imparable. Hables con quién hables el uso de las redes sociales en las empresas ha calado hondo; otra cosa es como se están utilizando, que deja muchísimo que desear en demasiadas ocasiones, pero eso es harina de otro post.

Hoy he estado analizando datos cruzados de una cuenta de la agencia. Me he sorprendido al analizar el gráfico de nuevos fans (Facebook) o seguidores (Twitter) y comprarlos entre si.

Por confidencialidad no puedo dar cifras absolutas pero si indicar que se trata de una marca con mas de 10k seguidores. Estos son los gráficos

Facebook:

Twitter:

En números absolutos la cuenta de Facebook tiene mas usuarios (también fue creada antes que la de Twitter). Pero lo que quería analizar era la curva generada en ambos medios.

Si bien la gráfica tiene un dibujo similar, el aumento de fans en Facebook es más lineal que en Twitter. En Twitter el despegue es algo mas rezagado, sin embargo a medio camino el ratio aumenta de forma superior a Facebook.

Una comparativa gráfica muy poco científica sería esta:

Creo que Facebook genera más usuarios de usuarios, el “fulanito es fan de” ayuda a generar fans que se acercan a la marca por referencia de un amigo. Twitter lo tiene algo mas complicado en ese sentido, por eso esperaba que el gráfico fuera mucho mas favorable a Facebook; sin embargo en % usuarios / tiempo es muy similar, aunque repito que en usuarios absolutos es faborable a Facebook, al menos en esta cuenta.

¿Alguien con otra experiencia de la que aprender?


No te mata la escala de Richter, te mata que eres pobre

13 enero 2010 - Publicado por Jorge Arévalo

Estremece ver las imagenes del terremoto de Haití, el pais mas pobre de América. Dice el refranero que a perro flaco todos son pulgas y en este caso se cumple a rajatabla.

Pero de todo lo que he escuchado, me ha hecho pensar el dato de que hace unos años un seísmo de parecida intensidad en Japón apenas dejó 40 heridos, frente a los 100.000 muertos que se estiman en Haití.

Realmente te mata la pobreza, tener que vivir en una casa que en cuanto tiemble la tierra, se va a venir abajo. En primer mundo y especialmente en países con riesgos sísmicos, los edificios aguantan los embistes, pero si eres pobre, no tienes plan B. Si eres pobre la casa se te va a venir encima y te sepultará.

Es hora de ayudar y de recordar lo privilegiados que somos.


Cuando se nubla la nube

08 enero 2010 - Publicado por Jorge Arévalo

El cloud computing está de moda y es una moda que me gusta. Trabajo habitualmente con 4 ordenadores y el móvíl que ya es casi otro. El no estar atado a donde dejé este fichero, donde tengo ese correo, donde guardé aquel favorito o donde apunte esa cita es una liberación.

Lo que ocurre es que cuando se nos nubla la nube y se nos cae alguno de los sistemas con los que trabajamos, se nos viene el mundo encima.

Toda esta mañana ha estado caido Remember The Milk; hasta bien entrada la tarde yo no he tenido acceso ni desde el escritorio ni desde el móvil, supongo que simplemente porque la Tierra es redonda y a esa hora los administradores estarían placidamente durmiendo.

Por la tarde ya estaba restablecido, pero me ha dado por pensar hasta que punto delegar tanta información a la nube. Evidentemente es un hecho puntual, pero lo cierto es que esta mañana no he podido acceder a mi agenda de tareas pendientes, que por cierto llevo muy a rajatabla utilizando GTD… nada en la mente, todo en la nube, pero ¿y si se nubla la nube?.